Usługa Hotelowa a VAT: Jak Rozliczyć Fakturę za Hotel w Kosztach Firmy

Wyjaśniamy, jak faktura za hotel wpływa na koszty firmy i co z odliczeniem VAT. Sprawdź, kiedy nocleg zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów.

Usługi hotelowe jako koszt uzyskania przychodu (KUP)

Wydatki na noclegi mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Muszą one służyć celom działalności gospodarczej. Wydatki na noclegi nie są wymienione w katalogach wyłączeń. Te katalogi znajdziesz w ustawach o PIT i CIT.

Faktura za usługę hotelową krajową i zagraniczną to potencjalny koszt. Warunkiem jest odpowiednie udokumentowanie wydatków. Wydatki muszą być poniesione w celu uzyskania przychodów. Mogą też służyć zabezpieczeniu źródła tych przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, koszty to wydatki na ten cel. Ustawy wymieniają wydatki, które kosztów nie stanowią.

Rozliczanie VAT od usług hotelowych

Przedsiębiorcy zwykle nie mają prawa do odliczenia VAT. Dotyczy to faktur za usługi gastronomiczne i hotelowe. Podatnik nie odliczy VAT na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Brak prawa do odliczenia VAT wynika wprost z tego przepisu. Obowiązujące regulacje wykluczają odliczenie VAT. Dotyczy to czynnych podatników VAT nabywających te usługi. Standardowo nie można odliczyć VAT od usług hotelowych. Trzeba spełnić warunki określone w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Podatek VAT od usług hotelowych jest zazwyczaj nieodliczalny.

Podatek VAT od usług hotelowych jest zazwyczaj nieodliczalny.

Jaka jest stawka VAT na usługi hotelowe? Podatek VAT na usługi noclegowe może wynosić 23% lub 8%. Aktualna stawka VAT na usługi hotelowe wynosi 8%. Stawka 8% jest preferencyjna dla usług noclegowych.

Wyjątki od zasady braku odliczenia VAT

Istnieją sytuacje, kiedy możliwe jest odzyskanie VAT. Dotyczy to nabycia usług hotelowych. Usługi noclegowe i gastronomiczne mogą być odliczone. Dzieje się tak, gdy są elementem kompleksowego świadczenia. Jest to świadczenie pomocnicze wobec głównej usługi. Usługi hotelowe wyłączone są z możliwości obniżenia VAT. Wyjątek stanowi nabycie do odsprzedaży. Takie nabycie musi być opodatkowane na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Odliczenie VAT od usług hotelowych jest możliwe w pewnych przypadkach. Dotyczy to usług kompleksowych lub pomocniczych. Muszą być one związane z innymi usługami. W przypadku usług szkoleniowych z noclegiem i wyżywieniem, VAT można odliczyć. Warunkiem jest charakter pomocniczy wydatku. Możliwa jest też refaktura. Odliczenie VAT od usług noclegowych i gastronomicznych jest możliwe. Dotyczy to zakupu gotowych posiłków dla pasażerów. Możliwe jest też przy nabyciu usług noclegowych w celu odsprzedaży. Muszą być opodatkowane na podstawie art. 8 ust. 2a. VAT od usług kompleksowych można odliczyć. Dotyczy to usług noclegowych stanowiących składową usługi kompleksowej. Przykładem jest szkolenie z zakwaterowaniem. W sytuacji, gdy nocleg jest integralną częścią usługi szkoleniowej, jest szansa na odliczenie VAT.

• Analizuj charakter każdego wyjazdu służbowego. Sprawdzaj możliwość odliczenia VAT.
• Negocjuj z hotelami faktury osobno za nocleg i usługi dodatkowe.
• Skonsultuj się z biurem rachunkowym. Dotyczy to dużych lub nietypowych wydatków.
• Wystąp o interpretację indywidualną w przypadku wątpliwości.

Nocleg ze śniadaniem i inne usługi dodatkowe

Osoba fizyczna prowadząca działalność może otrzymać fakturę. Faktura może zawierać nocleg i wyżywienie w jednej pozycji. Podróż służbowa może obejmować nocleg ze śniadaniem. Można go rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Podstawą jest faktura. Wydatek na wyżywienie w podróży przedsiębiorcy nie jest kosztem. Nie można go bezpośrednio zaliczyć do KUP. Może być rozliczony w formie diet. Stosuje się odrębne przepisy.

Koszt noclegu można odliczyć. Warunkiem jest wyodrębnienie go z faktury. Dotyczy to faktury zawierającej również wyżywienie. Faktura za nocleg ze śniadaniem zawiera pozycję „usługi hotelowe”. Koszt noclegu da się wyodrębnić z faktury. Można poprosić o fakturę korygującą. Cennik hotelu też może pomóc w podziale. Koszty wyżywienia podczas podróży służbowej nie są kosztem. Są zastępowane dietami. Wysokość diety krajowej w 2023 roku wynosiła 45 zł za dobę. Dla podróży krótszych niż doba dieta jest proporcjonalna. Koszt wyżywienia można rozliczyć jako dietę. Była ona nie wyższa niż 30 zł w podróży krajowej. Z interpretacji indywidualnej wynika, że nocleg jest kosztem. Wydatki na wyżywienie kosztem nie są.

Z faktury za usługi hotelowe należy wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią.

• Wyodrębniaj koszt noclegu od wyżywienia na fakturze.
• Poproś hotel o wystawienie faktury korygującej. Powinna rozdzielić koszty.
• Dokumentuj diety dowodem wewnętrznym. Powinien zawierać datę i cel podróży.

Faktura za hotel – wymagania i księgowanie

Wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane. Podstawą jest faktura lub rachunek. Na fakturze hotelowej powinny znaleźć się kluczowe dane. NIP nabywcy i sprzedawcy są konieczne. Data wystawienia i opis usług też. Kwota netto i brutto oraz stawka VAT muszą być widoczne. Faktura powinna zawierać informacje o opłatach dodatkowych. Może to być śniadanie lub parking. Faktura musi być wystawiona na firmę. Nie może być wystawiona na osobę prywatną.

Jak zaksięgować fakturę za usługę hotelową? Można ją zaksięgować w kolumnie 13 KPiR. To kolumna „Pozostałe wydatki”. W przypadku pełnej księgowości księgujesz inaczej. Faktura powinna być zaksięgowana w rozdziale kosztów podróży służbowych. Może też trafić do kosztów reprezentacyjnych. Koszty hotelowe muszą być ujęte w księgach w kwocie brutto. Przedsiębiorca księguje koszt w kwocie brutto. Dzieje się tak, jeśli nie ma prawa do odliczenia VAT.

• Upewnij się, że faktura zawiera wszystkie niezbędne informacje.
• Skonsultuj się z biurem rachunkowym. Zapewni to prawidłowe księgowanie.

Faktury za hotel zagraniczny

Faktura od zagranicznego kontrahenta za usługi noclegowe to import usług. Podlega opodatkowaniu w miejscu położenia nieruchomości. W celu przeliczenia kwoty na PLN zastosuj kurs średni NBP. Użyj kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Faktury za hotel zagraniczny rozliczasz jako import usług. Zazwyczaj są bez polskiego VAT. Dzieje się tak, jeśli miejsce świadczenia jest poza Polską. Faktura zagraniczna musi uwzględniać status VAT hotelu. Sprawdzisz to w bazie VIES. Miejsce świadczenia usług hotelowych to miejsce położenia nieruchomości. Może to być kraj, gdzie znajduje się hotel. Kurs walut do przeliczenia to średni kurs NBP. Dotyczy ostatniego dnia roboczego przed fakturą. Miejsce opodatkowania określa art. 28e ustawy o VAT.

• Przy fakturach za hotel za granicą użyj kursu średniego NBP. Przelicz kwotę na PLN.
• Sprawdź status VAT hotelu. Zrób to na podstawie systemu VIES.

Długotrwałe zakwaterowanie pracowników

Rozliczanie kosztów zakwaterowania pracowników na dłuższy okres jest specyficzne. Od długotrwałego zakwaterowania pracowników VAT odliczyć nie można. Dotyczy to zakwaterowania w pobliżu miejsca pracy. Na podstawie interpretacji NSA można się odwołać. Dotyczy to negatywnej interpretacji indywidualnej. Interpretacje indywidualne urzędów skarbowych kształtują praktykę. Orzecznictwo sądów administracyjnych też ma znaczenie.

Kluczowe przepisy i interpretacje

Rozliczanie kosztów hotelowych regulują przepisy. Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT definiuje koszty uzyskania przychodów. Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wyklucza odliczenie VAT. Dotyczy to usług hotelowych i gastronomicznych. Art. 28e ustawy o VAT określa miejsce świadczenia usług związanych z nieruchomościami. Art. 119 ust. 4 ustawy o VAT dotyczy zasad odliczania VAT od usług noclegowych w turystyce. Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 stycznia 2013 r. jest ważna. Potwierdza ona możliwość rozliczenia kosztów noclegu. Interpretacje podatkowe i orzecznictwo sądów administracyjnych są kluczowe. Pomagają w prawidłowym rozliczaniu VAT i KUP.

Zmiany i trendy (KSeF)

Digitalizacja wpływa na rozliczenia księgowe. Automatyzacja procesów staje się normą. Obowiązkowe korzystanie z systemu e-Faktur wchodzi w życie. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zostanie wprowadzony. Będzie obowiązkowy od 2026 roku. Wcześniej, od lipca 2024 roku, KSeF jest dostępny dobrowolnie. Pełna implementacja nastąpi w 2026 roku. Zmiany w podatkach dochodowych i VAT następują. Dotyczą lat 2024-2025. Obejmują możliwość korekt faktur. Wprowadzają też faktury ustrukturyzowane w KSeF. Cyfrowa transformacja biur rachunkowych postępuje. Zwiększa się rola systemów elektronicznych w rozliczeniach. Przygotuj się na obowiązkowe e-faktury od 2026 roku.

Nowe wzory umów i formularzy są wprowadzane. Obowiązują nowe wzory dokumentów księgowych. Zmiany w składkach ZUS i regulacje dotyczące urlopów następują. Dotyczą lat 2025. Zmieniają się obowiązki pracodawców i pracowników.

Zmiana	Termin / Okres
Obowiązkowy KSeF	od 2026 roku (dobrowolnie od lipca 2024)
Zmiany w składkach ZUS i regulacjach pracowniczych	2025 rok

Tabela przedstawia kluczowe zmiany w przepisach i systemach rozliczeniowych.

Zobacz także:

• Jak rozliczyć fakturę za zagraniczną usługę hotelową i gastronomiczną?
• Faktura za hotel w koszty – kluczowe aspekty dla przedsiębiorców
• Odliczenie VAT z faktury za parking – przewodnik dla przedsiębiorcy
• Rozliczenie noclegu w hotelu w podróży służbowej: Kompletny przewodnik 2025/2026
• Jak działa depozyt w hotelu? Praktyczny przewodnik dla podróżujących