Jak rozliczyć fakturę za zagraniczną usługę hotelową i gastronomiczną?

Podróże służbowe poza Polskę generują koszty noclegu i wyżywienia. Faktury wystawiane za te usługi za granicą podlegają specyficznym zasadom rozliczenia w Polsce. Wyjaśniamy, jak prawidłowo je księgować i traktować podatkowo.

Czym są zagraniczne faktury za hotel i gastronomię?

Wyjeżdżasz służbowo za granicę. Korzystasz z noclegu w hotelu. Jadasz posiłki w restauracjach. Usługodawcy wystawiają Ci faktury za te usługi. Faktury te zawierają podatek VAT. Stawka VAT jest zgodna z przepisami kraju usługodawcy. Hotel w Niemczech doliczy niemiecki VAT. Restauracja we Francji zastosuje stawkę francuską.

VAT a zagraniczne usługi hotelowe i gastronomiczne

Rozliczanie VAT od usług zagranicznych ma swoje zasady. Przepisy unijne i polskie określają miejsce świadczenia usługi. To miejsce decyduje o kraju opodatkowania.

Miejsce świadczenia usług

Ustawa o VAT precyzuje miejsce opodatkowania usług. Dla usług związanych z nieruchomościami jest to miejsce położenia nieruchomości. Hotel jest nieruchomością. Usługa noclegowa opodatkowana jest tam, gdzie znajduje się hotel.

Miejscem opodatkowania usług noclegowych jest miejsce położenia hotelu.

Tak mówi polska ustawa o VAT (art. 28e). Usługi gastronomiczne opodatkowane są inaczej. Miejscem ich świadczenia jest miejsce faktycznego wykonania usługi. Jeśli jesz w restauracji w Berlinie, usługa jest opodatkowana w Niemczech.

Zagraniczny hotel a import usług

Import usług to nabycie usługi od kontrahenta z UE. Nabywca jest polskim podatnikiem VAT. Miejsce świadczenia usługi znajduje się w Polsce. Usługi hotelowe nie spełniają tego warunku. Miejscem świadczenia jest kraj położenia hotelu. Faktura za hotel z niemieckim VAT nie jest importem usług w Polsce. Nie rozliczasz polskiego VAT z tego tytułu.

Usługi hotelowe poza granicami Polski nie są importem usług w rozumieniu VAT.

Dotyczy to usług związanych z nieruchomościami.

Czy muszę rozliczać polski VAT od faktury za hotel z Niemiec?

Zobacz też: Jak ubrać się na kolację w hotelu?

Nie, nie musisz rozliczać polskiego VAT. Usługa hotelowa jest opodatkowana w Niemczech. Miejscem świadczenia jest miejsce położenia hotelu. Polska ustawa o VAT nie wymaga od Ciebie rozliczenia importu usług w tym przypadku.

VAT zapłacony za granicą

Hotel czy restauracja dolicza lokalny VAT do faktury. Ten podatek zapłacony za granicą nie podlega odliczeniu w Polsce.

Od usług noclegowych nie można odliczyć podatku VAT.

Tak stanowią polskie przepisy (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Nawet jeśli faktura pokazuje kwotę VAT. Wartość tego VAT-u wchodzi do kosztów uzyskania przychodu. Nie wykazujesz go w deklaracji JPK_V7.

Koszty zagranicznych usług w podatku dochodowym

Wydatki na zagraniczny nocleg i posiłki mogą być kosztem firmowym. Muszą być jednak spełnione pewne warunki. Ważne jest odpowiednie udokumentowanie wydatku.

Warunki zaliczenia do kosztów

Koszty podróży służbowej mogą obniżać Twój podatek dochodowy. Muszą mieć związek z prowadzoną działalnością.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych…

Koszt służy uzyskaniu przychodu. Może też zabezpieczać źródło przychodu. Nocleg jest kosztem, jeśli dotyczy podróży służbowej. Podróż służbowa to wyjazd związany z firmą. Może to być spotkanie z klientem. Może to być udział w konferencji. Faktura za hotel lub posiłek jest kosztem tylko przy pobycie służbowym.

Księgowanie kosztów w KPiR i pełnej księgowości

Jak zaksięgować taką fakturę? W Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) wpisujesz wydatek. Ujmujesz go w kolumnie 13. To kolumna „Pozostałe wydatki”. Księgujesz kwotę brutto z faktury. Podatek VAT zapłacony za granicą jest częścią tej kwoty. W pełnej księgowości księgujesz wydatki na kontach kosztowych. Zazwyczaj są to koszty podróży służbowych zagranicznych.

Faktura jest wystawiona w walucie obcej. Musisz przeliczyć kwotę na polskie złote. Używasz średniego kursu NBP. Kurs bierzesz z ostatniego dnia roboczego. Ten dzień musi poprzedzać datę wystawienia faktury. Jeśli fakturę otrzymałeś z opóźnieniem, użyj kursu z dnia przed dniem wykonania usługi.

Gdzie zaksięgować fakturę za zagraniczny hotel w KPiR?

Zobacz też: Jak składać reczniki w hotelu z użyciem urządzeń samoobsługowych by oszczędzić czas

Fakturę za zagraniczny hotel, jeśli jest kosztem firmowym, księgujesz w KPiR. Wpisujesz ją do kolumny 13. To kolumna o nazwie „Pozostałe wydatki”. Księgujesz wartość brutto przeliczoną na PLN.

Przelicz kwotę brutto na PLN.
Stosuj średni kurs NBP z dnia przed datą faktury.
Wpisz kwotę w KPiR do kolumny 13.
W pełnej księgowości użyj odpowiednich kont kosztowych.

Przykłady rozliczeń

Omówmy dwa praktyczne przykłady. Pokażą one sposób księgowania.

Przykład 1: Faktura za hotel w Niemczech

Podróżujesz służbowo do Berlina. Nocujesz w hotelu. Otrzymujesz fakturę na kwotę 150 euro brutto. Faktura zawiera niemiecki VAT. Usługa jest opodatkowana w Niemczech. Nie rozliczasz tej faktury jako importu usług w Polsce. Nie odliczasz niemieckiego VAT-u. Kwotę 150 euro brutto przeliczasz na PLN. Stosujesz średni kurs NBP z dnia przed datą wystawienia faktury. Załóżmy, że kurs wynosi 4,50 PLN/EUR. Kwota do zaksięgowania to 150 * 4,50 = 675 PLN. Wpisujesz 675 PLN w KPiR. Ujmujesz tę kwotę w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

Przykład 2: Faktura za posiłek w Berlinie

Podczas pobytu w Berlinie jesz obiad z klientem. Dostajesz fakturę z restauracji na 40 euro brutto. Faktura zawiera niemiecki VAT. Usługa gastronomiczna opodatkowana jest w miejscu wykonania. Jest to Berlin. Nie jest to import usług w Polsce. Nie odliczasz niemieckiego VAT-u. Kwotę 40 euro brutto przeliczasz na PLN. Używasz średniego kursu NBP z dnia przed datą faktury. Przy kursie 4,50 PLN/EUR daje to 40 * 4,50 = 180 PLN. Wpisujesz 180 PLN w KPiR. Księgujesz to w kolumnie 13 jako koszt.

KOSZT ZAGRANICZNY PRZYKLAD

Przykładowe koszty zagraniczne przed przeliczeniem na PLN.

Dokumentacja i obowiązki przedsiębiorcy

Prawidłowe dokumentowanie wydatków jest kluczowe. Zapewnia poprawność rozliczeń. Pomaga też podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Wymagane dokumenty

Podstawą jest faktura. Paragon fiskalny nie wystarczy do ujęcia kosztu. Faktura zagraniczna powinna zawierać standardowe dane. Należą do nich dane sprzedawcy i nabywcy. Muszą być podane numery identyfikacyjne VAT. Faktura opisuje usługę. Wskazuje kwotę netto, stawkę i kwotę VAT oraz kwotę brutto. Faktury przechowujesz przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku podatkowego, w którym złożyłeś zeznanie.

Weryfikacja kontrahenta

Warto sprawdzić swojego zagranicznego kontrahenta. Możesz to zrobić w systemie VIES. System ten pozwala zweryfikować status VAT firm z UE. Sprawdzenie statusu daje pewność. Masz pewność, że kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem.

Ważne uwagi

Księgowanie zagranicznych faktur wymaga dokładności. Różnice w przepisach VAT mogą być mylące.

Warto wyjaśnić wątpliwości przed księgowaniem faktury.

Konsultacja z biurem rachunkowym jest dobrym pomysłem. Pomoże uniknąć błędów. Błędy w księgowaniu mogą skutkować problemami. Mogą wyjść podczas kontroli podatkowej. Pamiętaj, że VAT od usług hotelowych zapłacony za granicą nie podlega odliczeniu w Polsce. Jego wartość powiększa koszt.

Zawsze żądaj faktury, nie paragonu.
Sprawdź dane na fakturze.
Prawidłowo przelicz kwotę na PLN.
Przechowuj dokumentację przez 5 lat.
Konsultuj wątpliwości z księgowym.

Zobacz także: