RODO w hotelu – Twoje prawa i obowiązki

Ochrona danych osobowych w hotelu to ważny temat. Rozporządzenie RODO reguluje przetwarzanie danych gości i pracowników. Dowiedz się, jakie masz prawa i czego może wymagać hotel.

Czym jest RODO i dlaczego dotyczy hoteli?

RODO to Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Obowiązuje w całej Unii Europejskiej. RODO zapewnia jednolity poziom ochrony danych. Dotyczy wszystkich podmiotów przetwarzających dane. Hotele i pensjonaty również podlegają tym przepisom. Przetwarzają dane pracowników, kontrahentów i gości. Ochrona danych w branży hotelarskiej ma kluczowe znaczenie.

RODO dotyczy wszystkich obszarów, w tym również hoteli i przetwarzania przez nie danych. – Maciej Kawecki

Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa jest wymogiem prawnym. Buduje także zaufanie wśród klientów.

Jakie dane osobowe hotel może zbierać?

Hotel zbiera dane niezbędne do świadczenia usług. Pracownicy hotelu mogą prosić o imię i nazwisko. Potrzebny jest także adres zamieszkania. Zbierają numer telefonu oraz adres email. Hotel może poprosić o numer dokumentu tożsamości. Czasem potrzebny jest numer PESEL. Dane płatności są zbierane przy rezerwacji. Hotel może potrzebować numeru rejestracyjnego pojazdu. Informacje o potrzebach zdrowotnych bywają zbierane. Dotyczy to diet specjalnych lub alergii. Dane identyfikacyjne obejmują świat fizyczny i wirtualny.

Czy hotel może żądać numeru dowodu osobistego?

Podczas zameldowania recepcjonista może poprosić o dowód. Hotel ma prawo prosić o przedstawienie dowodu. Służy to potwierdzeniu tożsamości gościa. Weryfikacja dokumentów ogranicza nadużycia. Jest to standardowa praktyka w branży. Przepisy regulują identyfikację gości. Hotele mają obowiązek rejestrować gości.

Czego hotel nie może robić z Twoim dowodem?

Hotel nie może zatrzymać dokumentu tożsamości. Może jedynie spisać potrzebne dane. Kopiowanie dowodów osobistych jest niezgodne z prawem. Dokument zawiera wiele wrażliwych danych. Numer PESEL, adres, data ważności to przykłady. Przed 2015 rokiem na dowodach był adres zameldowania. Był tam też kolor oczu i wzrost. Gromadzenie zbyt dużej ilości danych to naruszenie prawa. Kserowanie dokumentów może prowadzić do kradzieży tożsamości. Ma to poważne negatywne konsekwencje.

Na kserowanie takich dokumentów, jak dowód osobisty czy paszport, należy obecnie patrzeć przez pryzmat kradzieży tożsamości, która wywołuje ogromne negatywne konsekwencje. – Edyta Bielak-Jomaa

Przy pozostawieniu dokumentu na recepcji dochodzi do naruszenia prawa. Podmioty mogą pozyskać tylko niezbędne dane. Służą one identyfikacji i rozliczeniu usługi.

Alternatywne sposoby potwierdzenia tożsamości

Hotele mogą akceptować inne dokumenty. Paszport jest często akceptowany. Prawo jazdy także bywa uznawane. Inne urzędowe dokumenty ze zdjęciem są alternatywą. Zapytaj personel hotelu o akceptowane dokumenty. Hotele powinny informować o tym przy rezerwacji.

Podstawy prawne przetwarzania danych w hotelu

Przetwarzanie danych osobowych w hotelu musi być zgodne z RODO. Artykuł 6 RODO określa legalność przetwarzania. Przesłanki legalizujące proces są różne. Najczęstszą podstawą jest wykonanie umowy. Dotyczy to umowy o świadczenie usług hotelarskich. Przetwarzanie jest legalne, gdy gość wyraził zgodę. Niezbędność do wykonania umowy jest podstawą. Spełnienie obowiązków prawnych również legitymuje przetwarzanie. Ochrona życia lub zdrowia to kolejna przesłanka. Realizacja zadań publicznych bywa podstawą. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów hotelu jest możliwa.

Obowiązek informacyjny hotelu

Hotel musi poinformować gościa o przetwarzaniu danych. Obowiązek informacyjny musi być spełniony. Hotel informuje o celu zbieranych danych. Podaje zakres zbieranych danych. Goście są informowani o ich prawach. Przepisy RODO nakładają ten obowiązek. Hotel informuje o motywacjach zbierania danych. Podaje okres przechowywania danych. Transparentność procesów buduje zaufanie.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna?

Zgoda jest potrzebna w konkretnych celach. Dane dla celów marketingowych wymagają zgody. Dotyczy to wysyłki newsletterów. Artykuł 6 punkt a RODO wskazuje na zgodę. Zgoda musi być dobrowolna. Musi być konkretna i świadoma. Powinna być także jednoznaczna.

„ dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli” – definicja zgody z Artykułu 4 ust. 11 RODO

Zgoda nie będzie ważna w pewnych sytuacjach. Jeśli osoba czuje się zmuszona, zgoda jest nieważna. Jeśli nie ma rzeczywistego wyboru, jest nieważna. Jeśli poniesie negatywne konsekwencje, zgoda jest nieważna. Umożliw gościom proste wycofanie zgody. W przypadku profilowania danych konieczna jest zgoda.

Jak długo hotel może przechowywać Twoje dane?

Czas przechowywania danych jest ograniczony. Jest to okres niezbędny do celów przetwarzania. Dane przechowuje się do zakończenia umowy. Czasem do rozliczeń podatkowych. Dane mogą być przechowywane do 10 lat. Podstawą jest ART. 118 Kodeksu Cywilnego. Dotyczy to przedawnienia roszczeń. Okres przedawnienia roszczeń wynosi lat dziesięć. Dla roszczeń okresowych są 3 lata. Dotyczy to też roszczeń związanych z działalnością gospodarczą. Dane od gości sprzed 25 maja 2018 należy usunąć. Można też przetwarzać je zgodnie z nowymi przepisami. Przechowuj dane tylko tak długo, jak jest to konieczne. Długość przechowywania zależy od celów.

„ termin przedawnienia wynosi lat dziesięć” – ART. 118 Kodeksu Cywilnego

Jakie prawa mają goście hotelowi zgodnie z RODO?

Gość hotelowy jest chroniony przepisami. Regulacje zapewniają bezpieczeństwo i prywatność. Zapewniają też dobre warunki pobytu. Goście mają prawo do informacji o swoich danych. Mogą żądać ich zabezpieczenia. Mają prawo dostępu do swoich danych. Mogą żądać sprostowania danych. Mają prawo do usunięcia danych. Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje im. Mogą żądać przenoszenia danych. Przysługuje im prawo sprzeciwu. Mają prawo wycofać zgodę.

Goście mają prawo do bezpieczeństwa. Mają prawo do prywatności. Mogą korzystać z udogodnień bez opłat. Mają prawo do skargi na usługi. Hotel musi rozpatrzyć skargę. Hotel musi na nią odpowiedzieć. Goście mogą domagać się odszkodowania. Dotyczy to naruszenia ich praw. Hotel musi zapewnić warunki sanitarne. Musi zapewnić bezpieczeństwo. W tym dostęp do pierwszej pomocy. Goście mają prawo do odmowy sprzątania pokoju.

Jak hotel powinien dbać o RODO?

Hotele muszą stosować środki bezpieczeństwa. Powinni chronić dane takie jak imię, nazwisko, email. Muszą chronić numer telefonu. Polityka ochrony danych jest ważna. Szkolenia personelu są kluczowe. Personel musi znać zasady RODO. Dostęp do danych powinien być ograniczony. Goście muszą być informowani o prawach.

• Zastosuj politykę ochrony danych osobowych w hotelu.
• Szkol personel w zakresie RODO.
• Zapewnij odpowiednie zabezpieczenia techniczne.
• Zapewnij odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne.
• Umożliw gościom proste wycofanie zgody.
• Przechowuj dane tylko tak długo, jak jest to konieczne.
• Regularnie aktualizuj protokoły bezpieczeństwa.
• Dostosowuj systemy do trendów technologicznych.
• Stosuj techniki anonimizacji danych.
• Stosuj techniki pseudonimizacji danych.
• Przeprowadzaj regularne audyty bezpieczeństwa.

Hotele implementują zaawansowane techniki zabezpieczające. Stosują zapory sieciowe. Używają szyfrowania danych. Nowoczesne systemy monitorują zagrożenia. Wykrywają potencjalne naruszenia. Automatyzacja procesów informacyjnych pomaga. Zrozumienie i wdrożenie praktyk jest niezbędne. Efektywna ochrona danych minimalizuje ryzyko wycieku.

Co zrobić w przypadku naruszenia praw?

W przypadku naruszeń można złożyć skargę. Skargę składa się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Dawniej był to GIODO. Składanie skarg do UODO jest możliwe. Za naruszenia grożą kary. Kary mogą być finansowe. Możliwa jest odpowiedzialność cywilna. Grozi też utrata reputacji. Za naruszenia grożą kary karne. Możliwa jest grzywna. Grozi ograniczenie wolności. Możliwe jest pozbawienie wolności do 2 lat. Podmiot zobowiązany do rejestracji zbioru musi to zrobić. W przeciwnym razie grożą mu sankcje.

UODO prowadzi infolinię dla obywateli. Działa od poniedziałku do piątku. Godziny pracy infolinii to 10:00-14:00. Dla obywateli dostępne są porady od 2018 roku. UODO współpracuje z wieloma instytucjami. W tym z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych.

Dodatkowe aspekty RODO w hotelu

Hotele gromadzą dane wrażliwe. Korzystanie z usług spa jest przykładem. Zamawianie bezglutenowej kolacji to inny przykład. Te dane wymagają szczególnej ochrony. Monitoring hotelowy także podlega RODO. Goście mają prawo do anonimowości w recepcji. Prawo do wiedzy o danych jest podstawą. Prawo do zabezpieczania danych jest ważne.

Dane od organizatorów imprez muszą mieć zgodę. Dotyczy to zgody na ich przetwarzanie. Dane od zewnętrznych systemów rezerwacyjnych również. Systemy informatyczne muszą być dostosowane. Muszą zawierać informacje o przesłance legalizacyjnej. Powinny wskazywać datę usunięcia danych. Informacja o źródle pozyskania jest potrzebna.

Dane osobowe dzieci podlegają ochronie. Dotyczy to dzieci do 16 lat. Planowane jest obniżenie wieku do 13 lat.

Wykres przedstawia liczbę lat obchodzenia Dnia Ochrony Danych Osobowych przez UODO.

Warto pamiętać o ochronie danych. Dotyczy to także wakacji w hotelu. Każdy gość powinien znać swoje prawa. W przypadku naruszeń możesz działać. Możesz dochodzić praw. Podstawą są ustawy o ochronie danych. Prawa konsumenta także pomagają.

Zobacz także:

• Jakie dane zbiera hotel przy zameldowaniu? RODO, PESEL i dowód osobisty
• Formalności i dokumenty przy zameldowaniu w hotelu
• Czy w hotelu trzeba pokazać dowód? Wszystko, co musisz wiedzieć o meldunku
• Zameldowanie w hotelu bez dowodu – co mówią przepisy i praktyka?
• Anulowanie rezerwacji hotelowych i lotniczych – Twoje prawa i zasady