Formalności i dokumenty przy zameldowaniu w hotelu

Podczas meldunku w hotelu musisz okazać dokument tożsamości. Przepisy RODO regulują zbieranie danych. Dowiedz się, jakie dokumenty przygotować i jak przebiega sprawny proces rejestracji.

Dlaczego hotel potrzebuje Twoich danych?

Hotel musi Cię zidentyfikować. Wynika to z polskich przepisów prawa. Identyfikacja zapewnia bezpieczeństwo w obiekcie. Pomaga monitorować pobyt gości. Umożliwia interwencje służb w razie potrzeby. Hotel może przetwarzać Twoje dane. Robi to na podstawie umowy o usługi. Pozwala to dochodzić roszczeń, jeśli powstaną. Zasady zbierania danych określa RODO.

Prawo w Polsce reguluje. Hotel ma obowiązek rejestrować gości. Jest to związane z koniecznością identyfikacji. Obiekty noclegowe wymagają zameldowania. Dzieje się to po przybyciu na miejsce.

Jakie dokumenty musisz okazać przy zameldowaniu?

Recepcjonista poprosi Cię o dokument. Potwierdzisz nim swoją tożsamość. Zwykle wystarczy dowód osobisty. Akceptują też paszport lub prawo jazdy. Możesz użyć legitymacji studenckiej. Coraz częściej honorowany jest mObywatel. mObywatel to cyfrowy dokument. Jest tak samo ważny jak fizyczny dowód. Ma serię i numer. Posiada termin ważności. Aplikację mObywatel pobierzesz na smartfon. Jest dostępna bezpłatnie.

Oto dokumenty akceptowane w hotelu:

• Dowód osobisty
• Paszport
• Prawo jazdy
• Legitymacja studencka (w niektórych przypadkach)
• mObywatel

Jakie dane może zebrać hotel?

Hotel potrzebuje podstawowych informacji. Zbierze Twoje imię i nazwisko. Poprosi o adres zamieszkania. Zanotuje numer dokumentu tożsamości. Zapisze datę zameldowania i wymeldowania. Może zapytać o numer telefonu. Czasem potrzebuje adresu e-mail. RODO ogranicza zbieranie danych. Hotel zbiera tylko niezbędne informacje. Nie zawsze potrzebuje numeru PESEL. Dane o stanie zdrowia zbiera tylko w specjalnych usługach. Dotyczy to na przykład SPA. Hotel może spisać numer rejestracyjny auta. Dzieje się tak przy korzystaniu z parkingu. Hotel nie pyta o cel i czas pobytu.

Dane na karcie meldunkowej obejmują nazwisko. Zawierają imiona i nazwisko rodowe. Podaje się imiona rodziców. Konieczny jest stan cywilny. Wymagana jest data i miejsce urodzenia. Podajesz obywatelstwo. Zanotowany jest numer PESEL. Wymagany jest podpis gościa.

Kopiowanie i skanowanie dokumentów – co mówi prawo?

Hotel nie może skopiować Twojego dowodu. Nie wolno też go skanować. Polskie prawo pozwala tylko na okazanie dokumentu. Kopiowanie zawiera za dużo danych. Hotel nie potrzebuje wszystkich informacji z dowodu. Skanowanie dokumentów to naruszenie prawa. Może prowadzić do kradzieży tożsamości. Konsekwencje kradzieży są poważne. Hotel nie może zatrzymać dowodu. Zatrzymanie dokumentu to wykroczenie. Jest to karalne grzywną lub ograniczeniem wolności. RODO zakazuje kopiowania dokumentów tożsamości. Dane muszą być odpowiednio chronione.

Na kserowanie takich dokumentów, jak dowód osobisty czy paszport, należy obecnie patrzeć przez pryzmat kradzieży tożsamości, która wywołuje ogromne negatywne konsekwencje.

Pamiętaj o swoich prawach. Nie zgadzaj się na kopiowanie dokumentów. Pokazuj tylko dane niezbędne do identyfikacji. Hotel musi Cię poinformować. Powinien wskazać cel zbierania danych.

Zatrzymanie bez podstawy prawnej cudzego dowodu osobistego to wykroczenie.

Procedura zameldowania – krok po kroku

Zameldowanie w hotelu jest proste. Podejdź na recepcję. Okaż dokument tożsamości. Potwierdź swoją rezerwację. Czasem wymagana jest kaucja. Może to być autoryzacja karty. Możesz zapłacić gotówką. Standardowe godziny zameldowania to 14:00-18:00. Hotele całodobowe meldują przez całą dobę. Nocne zameldowanie może kosztować więcej. Opłaty wynoszą 50-100 złotych. Możesz zaprosić gości do pokoju. Sprawdź jednak regulamin hotelu. Możesz swobodnie wychodzić i wracać do hotelu. Obiekty nie są zamykane na klucz.

Oto kolejne etapy meldunku:

• Podejdź do recepcji.
• Okaż dokument ze zdjęciem.
• Potwierdź rezerwację.
• Ureguluj płatność lub kaucję (jeśli wymagana).
• Odbierz klucz lub kartę do pokoju.

Zameldowanie osób niepełnoletnich

Zasady dla młodych gości są jasne. Osoba powyżej 13 lat może się zameldować. Potrzebna jest zgoda opiekuna. Dotyczy to osób w wieku 13-17 lat. Opiekun powinien być obecny przy rejestracji. Rezerwacja dla osoby niepełnoletniej wymaga dorosłego towarzysza. Trzeba spełnić regulamin hotelu. Osoby poniżej 18 lat zawsze potrzebują zgody rodzica. Niektóre hotele mają własne wymagania dodatkowe dla niepełnoletnich.

Nowoczesne rozwiązania w hotelowej recepcji

Hotele wdrażają nowoczesne technologie. Coraz częściej spotkasz elektroniczne systemy rejestracji. Dostępne są kioski samoobsługowe. Możesz użyć aplikacji mobilnej do zameldowania. Systemy te są zintegrowane z bazami danych. Zapewniają zgodność z RODO. Hotele stosują elektroniczny obieg dokumentów. Umożliwia to zdalne zarządzanie. Daje pełną kontrolę nad przepływem dokumentów. Minimalizuje ryzyko zgubienia. Ogranicza błędy ludzkie. Dokumenty są dostępne online całą dobę.

Nowoczesne metody meldunku to:

• Elektroniczne systemy rejestracji
• Kioski samoobsługowe (self check-in)
• Aplikacje mobilne do zameldowania
• Elektroniczny obieg dokumentów

Twoje prawa jako gościa hotelowego

Jako gość hotelowy masz prawa. Dotyczą one Twoich danych osobowych. Masz prawo weryfikować swoje dane. Możesz prosić o ich sprostowanie. Masz prawo ograniczyć przetwarzanie danych. Możesz żądać ich usunięcia. Hotel musi Cię informować. Powinien wyjaśnić zasady przetwarzania danych. Zasady te są zgodne z RODO. Jeśli Twoje prawa są łamane, reaguj. Możesz zgłosić naruszenie. Zrób to do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Masz następujące prawa:

• Prawo do weryfikacji danych.
• Prawo do sprostowania danych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do usunięcia danych.

Zobacz także:

• Jakie dane zbiera hotel przy zameldowaniu? RODO, PESEL i dowód osobisty
• Meldunek w hotelu – wszystko, co musisz wiedzieć o formalnościach
• Czy w hotelu trzeba pokazać dowód osobisty? Wymogi i Twoje prawa
• Zameldowanie w hotelu – przewodnik dla gości
• Zameldowanie w hotelu bez dowodu – co mówią przepisy i praktyka?