Jeśli planujesz pobyt w hotelu, ważne jest, aby wiedzieć, jak otrzymać fakturę za tę usługę. W tym artykule opowiemy Ci, jak wygląda proces wystawiania faktury oraz jakie dokumenty będą potrzebne.
Proces wystawiania faktury za pobyt w hotelu
Faktura za pobyt w hotelu może być wystawiona na kilka sposobów. Jednym z najczęściej spotykanych jest wystawienie faktury bezpośrednio po zakończeniu pobytu. W takim przypadku na fakturze znajdzie się już cała kwota, którą należy zapłacić za pobyt.
Drugim sposobem jest prośba o fakturę jeszcze przed rozpoczęciem pobytu. W takiej sytuacji hotel może poprosić o zaliczkę, którą trzeba będzie wpłacić na konto hotelu. Po zakończeniu pobytu na fakturze pojawią się tylko te koszty, które nie były wliczone w zaliczkę.
Jakie informacje powinna zawierać faktura?
W przypadku faktury za pobyt w hotelu na pewno powinny się znaleźć takie informacje, jak:
- nazwa hotelu oraz jego adres;
- nazwisko i imię osoby, na którą ma być wystawiona faktura;
- data rozpoczęcia i zakończenia pobytu;
- koszty pobytu, w tym koszty noclegu oraz ewentualne dodatkowe opłaty (np. za korzystanie z minibaru);
- numer pokoju lub apartamentu, w którym przebywał gość.
Jakie dokumenty będą potrzebne?
Aby otrzymać fakturę za pobyt w hotelu, najczęściej będziesz potrzebował jedynie dokumentu potwierdzającego pobyt. Może to być na przykład karta pobytu lub paragon fiskalny. Jeśli chcesz, aby na fakturze znalazły się dane Twojej firmy, musisz również podać NIP oraz pełną nazwę firmy.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Jak długo trzeba czekać na fakturę po zakończeniu pobytu w hotelu?
Zazwyczaj faktura jest wystawiana w ciągu 1-2 dni roboczych od zakończenia pobytu. Warto jednak pamiętać, że w przypadku dużych hoteli lub w okresie sezonowym ten czas może się wydłużyć.
Czy mogę prosić o fakturę przed rozpoczęciem pobytu w hotelu?
Tak, możesz poprosić o fakturę jeszcze przed rozpoczęciem pobytu. Warto jednak pamiętać, że w takiej sytuacji hotel może poprosić o zaliczkę, którą trzeba będzie wpłacić na konto hotelu. Po zakończeniu pobytu na fakturze pojawią się tylko te koszty, które nie były wliczone w zaliczkę.
Czy faktura za pobyt w hotelu zawsze musi być wystawiona?
Nie zawsze. W przypadku, gdy koszty pobytu są pokrywane przez firmę, często wystarczy dokument potwierdzający pobyt, np. paragon fiskalny lub karta pobytu. Warto jednak wcześniej upewnić się, jakie wymagania ma Twoja firma w tej kwestii.
Czy faktura za pobyt w hotelu może być wystawiona na inną osobę niż ta, która przebywała w hotelu?
Tak, faktura może być wystawiona na inną osobę niż ta, która przebywała w hotelu. W takim przypadku warto jednak wcześniej poinformować o tym recepcję hotelu i podać im niezbędne dane, takie jak NIP oraz pełna nazwa firmy.
Czy mogę poprosić o fakturę za pobyt w hotelu w innym języku niż polski?
Tak, można poprosić o fakturę w innym języku niż polski. Warto jednak pamiętać, że w niektórych hotelach może to wiązać się z dodatkowymi kosztami. Dlatego najlepiej wcześniej skontaktować się z recepcją i ustalić szczegóły.
Czy muszę płacić za fakturę za pobyt w hotelu?
Nie, faktura za pobyt w hotelu powinna być bezpłatna. W przypadku, gdy hotel będzie próbował naliczyć dodatkowe koszty za fakturę, warto zwrócić uwagę na to, że takie praktyki są niezgodne z prawem.
Czy faktura za pobyt w hotelu może zostać wystawiona w formie elektronicznej?
Tak, faktura za pobyt w hotelu może zostać wystawiona w formie elektronicznej. W takim przypadku warto upewnić się, że hotel posiada odpowiednie narzędzia do takiego wystawienia faktury oraz przesłania jej do klienta.
Zobacz także:
